Якщо працівник не з’явився на роботі та не виходить на зв’язок, кадровику насамперед потрібно не кваліфікувати ситуацію як прогул, а належно зафіксувати факт відсутності. До з’ясування причин така неявка має обліковуватися як відсутність з нез’ясованих причин.

Якщо працівник з’явився або вийшов на зв’язок, роботодавець має витребувати письмові пояснення та документи, що підтверджують причини відсутності. Лише після цього можна вирішувати питання про поважність причин і можливість застосування дисциплінарного стягнення. Звільнення за прогул за пунктом 4 частини першої статті 40 КЗпП України можливе тільки за відсутності працівника на роботі більше трьох годин протягом робочого дня без поважних причин.

Оскільки таке звільнення є дисциплінарним стягненням, роботодавець повинен дотриматися вимог статей 147–149 КЗпП: витребувати пояснення, врахувати обставини, строки та оформити наказ. Якщо працівник відсутній понад чотири місяці поспіль і роботодавець не має інформації про причини такої відсутності, може застосовуватися пункт 8-3 частини першої статті 36 КЗпП України. Для її застосування потрібні дві умови одночасно: фактична відсутність понад чотири місяці підряд і відсутність інформації про причини. Кілька окремих періодів відсутності не підсумовуються.