1999 - рік заснування
200+ клієнтів
100% постоплата
150+ діючих договорів
Електронні кадрові документи: які документи вже можна не дублювати на папері
Повноцінний електронний документ має бути створений в електронній формі, містити обов’язкові реквізити, бути підписаний належним електронним підписом і зберігатися так, щоб можна було перевірити його цілісність. Закон прямо визначає електронний документ як документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити.
Електронний документообіг охоплює створення, оброблення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення таких документів. Для кадровика ключове питання таке: які документи можна вести без паперового дубля.
Загальне правило – якщо кадровий документ створено саме як електронний, підписано удосконаленим або кваліфікованим електронним підписом, передано погодженим каналом і збережено з дотриманням вимог закону, окремий паперовий «оригінал» не потрібен.
Працівників можна ознайомлювати з наказами, розпорядженнями, повідомленнями та іншими документами щодо їхніх прав і обов’язків через визначені у трудовому договорі електронні засоби комунікації з накладенням удосконаленого або кваліфікованого електронного підпису. На практиці в електронній формі можуть оформлюватися заяви працівників, службові записки, внутрішні погодження, повідомлення, листи ознайомлення, накази з кадрових питань, графіки, табелі та інші документи, якщо для них немає спеціальної вимоги щодо паперової форми та підприємство належно врегулювало порядок ЕДО.
Для документів тимчасового зберігання до 10 років включно створення паперової форми не є обов’язковим. Водночас проходження одного й того самого документа одночасно в електронній та паперовій формі не допускається, тому кадровику не варто вести «подвійну бухгалтерію документів», якщо обрано електронний процес.
Під час воєнного стану законодавство додатково спрощує комунікацію. Сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів, повідомлень та інших документів з трудових питань, а також про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації. Для територій активних або можливих бойових дій роботодавець самостійно визначає порядок кадрового діловодства та архівного зберігання, але зобов’язаний забезпечити достовірний облік виконаної роботи та витрат на оплату праці.
Щоб електронний кадровий документообіг був безпечним, роботодавцю варто затвердити внутрішнє положення або регламент ЕДО.
У ньому слід визначити перелік електронних документів, види електронних підписів, канали комунікації, порядок погодження, підписання, зберігання, резервного копіювання, доступу та перевірки підписів.
Закон вимагає зберігати електронні документи у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність, відновити документ у первісному форматі та встановити дані про його відправлення чи одержання.
Водночас не всі документи можна безпечно «оцифрувати й забути про папір». Документи постійного та тривалого зберігання понад 10 років у системі електронного документообігу мають створюватися у двох формах – паперовій та електронній. Також у паперовій формі зберігаються документи первісно створені на папері, а також журнали (наприклад, з охорони праці), якщо спеціальний нормативний акт прямо передбачає їх матеріальне ведення, підписання, пронумерування, прошнуровування або інші ознаки паперової форми.
Окремо залишається паперова трудова книжка. Облік трудової діяльності ведеться в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб, але працівник, який уперше приймається на роботу, має право вимагати оформлення паперової трудової книжки. Також роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний вносити до паперової трудової книжки записи про прийняття, переведення, звільнення, заохочення та нагороди.
Зв’яжіться з нами
Напишіть нам, щоб обговорити умови співпраці
Цікаві факти
Ми потурбуємося
про ваш персонал
