Кадрові документи можна надсилати працівнику через email або месенджери, але лише за умови, що такий спосіб комунікації належно визначений і дозволяє підтвердити факт направлення, отримання та, за потреби, підписання документа. Саме надсилання файлу в месенджер не перетворює його автоматично на електронний документ і не завжди підтверджує належне ознайомлення працівника.

КЗпП України допускає ознайомлення працівників з наказами, повідомленнями та іншими документами роботодавця щодо їхніх прав і обов’язків через визначені у трудовому договорі засоби електронної комунікації. При цьому закон передбачає накладення удосконаленого електронного підпису або кваліфікованого електронного підпису. Також у трудовому договорі за згодою сторін можуть визначатися альтернативні способи ознайомлення працівника з документами, крім інформації про небезпечні та шкідливі виробничі фактори.

У період воєнного стану можливості електронної комунікації ширші. Закон №2136-IX дозволяє сторонам трудового договору домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин, а також про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, обраний за згодою роботодавця і працівника.

Важливо розрізняти направлення документа і створення повноцінного електронного документа. За законом оригіналом електронного документа є електронний примірник з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного. Тому наказ, заява, повідомлення чи інший кадровий документ, який має юридично значимі наслідки, повинен бути не просто файлом у чаті, а належно створеним і підписаним документом.

Через email або месенджер можна направляти працівнику копії наказів, повідомлення, запити про надання пояснень, інформаційні листи, інструкції, повідомлення про необхідність підписання документів, документи для ознайомлення або погодження. Однак якщо документ потребує волевиявлення працівника, наприклад заява про відпустку без збереження заробітної плати, згода на переведення, заява про звільнення чи інша дія, яка має правові наслідки, роботодавцю необхідно мати належне підтвердження саме такого волевиявлення.

Звичайне повідомлення в месенджері без підпису може бути доказом у спорі, але воно є ризиковішим, ніж документ з електронним підписом. Кадровику доцільно зберігати докази направлення та отримання: електронні листи з адресами відправника й отримувача, дату і час відправлення, підтвердження доставки, скріншоти повідомлень, відповіді працівника, системні квитанції сервісу ЕДО.