Суміщення професій або посад – це виконання працівником поряд зі своєю основною роботою додаткової роботи за іншою професією чи посадою на тому самому підприємстві, без звільнення від основної роботи. Така робота виконується в межах установленої тривалості робочого часу, а не у вільний від основної роботи час. Саме тому суміщення не слід плутати із сумісництвом, для якого характерне виконання іншої оплачуваної роботи за окремим трудовим договором у вільний час.

Перша поширена помилка – покладення додаткових обов’язків без згоди працівника. Роботодавець не має права вимагати виконання роботи, не обумовленої трудовим договором. Тому безпечний варіант для кадровика — отримати письмову згоду працівника або заяву про згоду на суміщення до початку виконання додаткової роботи. Якщо суміщення встановлюється з ініціативи роботодавця, слід враховувати правила зміни істотних умов праці. Під час воєнного стану повідомлення про зміну істотних умов праці здійснюється не пізніш як до запровадження таких умов.

Друга помилка – відсутність належно оформленого наказу. Суміщення необхідно оформити наказом роботодавця. У наказі доцільно зазначити посаду або професію, за якою встановлюється суміщення, зміст додаткової роботи, дату початку, строк або умову припинення, розмір доплати та підставу для її встановлення. Якщо в наказі зазначено лише «покласти обов’язки» без конкретизації обсягу роботи й оплати, у спорі працівник може вимагати перерахунку заробітної плати.

Третя помилка — оформлення суміщення за посадою, якої немає у штатному розписі або яка не є вакантною. Для суміщення посади вона має бути передбачена штатним розписом і фактично не зайнята. Якщо ж працівник виконує роботу за тимчасово відсутнього працівника, це потрібно правильно називати саме виконанням обов’язків тимчасово відсутнього працівника, а не суміщенням вакантної посади. Держпраці також зазначає, що суміщувана посада має бути в штатному розписі та залишатися вакантною.

П’ята помилка – використання суміщення для фактичного збільшення робочого часу без належної оплати. Суміщення виконується в межах установленої тривалості робочого дня. Якщо працівник фактично працює понад норму, це вже може створювати питання щодо надурочної роботи та її оплати, а не лише щодо доплати за суміщення.