Практичний алгоритм для кадровика починається з належного пред’явлення документа.

Працівнику потрібно надати документ для ознайомлення, роз’яснити, який саме документ пропонується підписати, та запропонувати поставити підпис про ознайомлення або отримання копії.

Якщо працівник відмовляється, доцільно не вступати в усний спір, а скласти акт про відмову від підпису. В акті слід зазначити дату, час і місце його складення; повне найменування документа, який працівнику було запропоновано підписати; спосіб пред’явлення документа; зміст відмови; пояснення працівника, якщо він їх надав; осіб, присутніх при відмові. Акт підписує не меше трьох осіб, які підтверджують факт відмови. Якщо працівник відмовляється підписати і сам акт, це також фіксується в акті.

Якщо документ стосується дисциплінарного стягнення, кадровику необхідно окремо дотриматися вимог статті 149 КЗпП. До застосування дисциплінарного стягнення роботодавець повинен зажадати від працівника письмові пояснення, врахувати обставини проступку, ступінь його тяжкості та попередню роботу працівника.

Саме стягнення оголошується в наказі і повідомляється працівникові під розписку. У разі відмови від підпису акт підтверджує лише факт ознайомлення або відмови від ознайомлення, але не усуває обов’язку роботодавця дотриматися всієї процедури застосування стягнення.