Документи для перевірки провайдера аутстаффінгу: чек-лист

• Витяг з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань (ЄДР). Законом строк дії витягу не встановлено: він показує дані на момент формування. Тому краще сформувати витяг або безоплатно перевірити відомості на usr.minjust.gov.ua безпосередньо перед підписанням договору.
• Відомості про кінцевих бенефіціарних власників і структуру власності провайдера. Юридичні особи подають їх державному реєстратору, тож дані можна звірити з ЄДР. Перевірте також компанію, її керівника, учасників і бенефіціарів у Державному реєстрі санкцій: пошук за назвою, ПІБ або кодом ЄДРПОУ безоплатний.
• Підтвердження включення провайдера до Переліку суб’єктів господарювання, які надають послуги з посередництва у працевлаштуванні, та суб’єктів господарювання, які здійснюють наймання працівників для подальшого виконання ними роботи в Україні в інших роботодавців. Перелік веде Державний центр зайнятості відповідно до ч. 3 ст. 36 Закону України «Про зайнятість населення» та Порядку, затвердженого постановою КМУ від 05.06.2013 № 400. Це не ліцензія і не дозвіл (дозвільну вимогу скасовано Законом № 2623-IX): до Переліку включають за заявою суб’єкта господарювання (п. 5 цього Порядку). Якщо провайдера в Переліку немає, попросіть його пояснити причину.
• Статут компанії в чинній редакції (щоб перевірити обмеження повноважень директора на укладення договорів) або відомості з ЄДР про діяльність на підставі модельного статуту.
• Документи про повноваження підписанта: протокол загальних зборів учасників або рішення єдиного учасника про обрання (призначення) директора, наказ про вступ директора на посаду, за потреби — довіреність.

• Довідка про відсутність заборгованості з платежів, контроль за справлянням яких покладено на контролюючі органи (зокрема податків, зборів і ЄСВ). Її видають за заявою через Електронний кабінет, але в заяві потрібно послатися на нормативно-правовий акт, що вимагає такого підтвердження. Строк дії довідки — 10 календарних днів (Порядок, затверджений наказом Мінфіну від 03.09.2018 № 733). Якщо довідки немає, перевірте, чи є в провайдера податковий борг, у розділі «Інформація про бізнес-партнера» Електронного кабінету платника (потрібні вхід із КЕП або Дія.Підписом і згода провайдера на доступ до його даних).
• Витяг з реєстру платників ПДВ або перевірка статусу провайдера в публічних реєстрах Електронного кабінету. Статус платника ПДВ — необхідна умова для податкового кредиту. Проте податковий кредит замовник може сформувати лише на підставі податкових накладних, зареєстрованих в Єдиному реєстрі податкових накладних (п. 198.6 ПКУ). Тому варто також уточнити, чи блокувалася реєстрація податкових накладних провайдера і чи визнавали його ризиковим платником.
• Фінансова звітність за останній звітний рік та поточний період: Баланс (Звіт про фінансовий стан) — форма № 1 і Звіт про фінансові результати (Звіт про сукупний дохід) — форма № 2. Малі підприємства подають форми № 1-м і № 2-м, мікропідприємства — № 1-мс і № 2-мс.
• Аудиторський звіт (звіт незалежного аудитора) щодо фінансової звітності — за наявності. Незалежний аудит і оприлюднена звітність суттєво підвищують прозорість компанії.

• Шаблон трудового договору з працівниками, яких направляють до замовника. Перевірте дотримання норм КЗпП і вимоги ч. 1 ст. 39 Закону України «Про зайнятість населення»: заробітна плата не може бути нижчою за мінімальну заробітну плату і за ту, яку отримує працівник замовника за виконання такої ж роботи.
• Підтвердження ведення військового обліку за Порядком, затвердженим постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487 (зі змінами): наявність відповідальної особи в штаті провайдера, накази про ведення обліку, подання відомостей до ТЦК та СП.
• Якщо для вас важливе бронювання працівників, попросіть копію чинного рішення про визнання провайдера критично важливим підприємством. Бронювати працівників може лише роботодавець, з яким вони перебувають у трудових відносинах (Порядок, затверджений постановою КМУ від 27.01.2023 № 76, зі змінами). Рішення про критичність, чинні на момент набрання чинності постановою КМУ від 30.05.2026 № 692, діяли не довше ніж до 1 вересня 2026 року, тож рішення, ухвалене до цієї постанови, уже не діє: попросіть чинне рішення, ухвалене після набрання нею чинності, і перевірте строк його дії (детальніше — у нашому огляді змін у бронюванні).
• Накази та положення з охорони праці: призначення відповідальних осіб, порядок проведення інструктажів.
• Зразки кадрової документації: форма табеля обліку робочого часу, порядок розрахунку й виплати допомоги з тимчасової непрацездатності та відпускних.
• Підтвердження, що працівників офіційно оформлюють до початку роботи: накази про прийняття і повідомлення ДПС про прийняття працівника на роботу (постанова КМУ від 17.06.2015 № 413). Надавати ці документи слід з дотриманням вимог щодо персональних даних.

• Положення (порядок) про обробку та захист персональних даних. Потрібне також підтвердження, що працівників повідомлено про володільця, склад і зміст зібраних даних, їхні права, мету збору даних та осіб, яким ці дані передають (ч. 2 ст. 12 Закону України «Про захист персональних даних»). Окремо слід визначити умови передавання персональних даних працівників замовнику — у договорі або окремій угоді.
• Шаблон угоди про нерозголошення конфіденційної інформації (NDA) для залученого персоналу.
• Антикорупційна програма або політика провайдера (підтвердження дотримання комплаєнс-стандартів у відносинах із партнерами).

• Проєкт договору про надання персоналу (договору про застосування праці працівника за п. 1 ч. 1 ст. 39 Закону України «Про зайнятість населення») із розмежованими зонами відповідальності щодо охорони праці (зокрема інструктажі на робочому місці проводить замовник), матеріальної відповідальності та умов гарантійної заміни фахівців.
• Рекомендаційні листи або кейси від нинішніх B2B-клієнтів. Контакти для перевірки рекомендацій провайдер може надати лише за згодою цих клієнтів.
• Перевірка провайдера у відкритих реєстрах: Єдиному державному реєстрі судових рішень і Єдиному реєстрі боржників.

• протягом року скорочено чисельність (штат) працівників;
• не дотримано нормативу чисельності працівників основних професій, задіяних у технологічних процесах основного виробництва;
• залучаються працівники для виконання робіт у шкідливих, небезпечних та важких умовах праці, а також робіт за основними професіями технологічного процесу основного виробництва.

📌 Стислі висновки

• Запитання з нашого матеріалу про вибір постачальника з’ясовують, що саме провайдер заявляє про себе; документи з цього чек-листа — чи підтверджуються ці заяви.
• Статус і власність: витяг з ЄДР, кінцеві бенефіціари та структура власності, Державний реєстр санкцій, Перелік, який веде Державний центр зайнятості.
• Податки: статус платника ПДВ — необхідна, але недостатня умова для податкового кредиту; важливо також, щоб податкові накладні провайдера реєструвалися без блокувань.
• Стаття 39 Закону «Про зайнятість населення»: зарплата не нижча за мінімальну та за зарплату працівника замовника на такій самій роботі.
• Бронювати працівників може лише їхній роботодавець, тобто провайдер, і лише за наявності в нього чинного статусу критично важливого підприємства.
• Замовник перевіряє й себе: ч. 4 ст. 39 забороняє направляти працівників до роботодавця, який протягом року скоротив штат або не дотримав нормативу чисельності працівників основних професій, а також на роботи в шкідливих, небезпечних і важких умовах чи за основними професіями основного виробництва.